5.3  纸质档案管理

5.3.1  纸质档案归档应包括接收、立卷、编号、装订、入库、上架等工作。
5.3.2  纸质档案归档应符合下列规定：

1  登记工作完成后，应将列入归档范围的材料收集齐全，并应按本规程的有关要求及时归档、检查验收、保管利用；   

2  归档的材料应为原件或为经比对确认的复制件；对不符合要求的，不得接收。

5.3.3  纸质档案宜采用每办理1件登记所形成的材料立1个卷；合并办理的登记材料宜合并立卷。

5.3.4  纸质档案的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和档案盒或档案袋的编写工作，并应符合下列规定：

1  卷内材料应按下列顺序排列：

1）目录；

2）结论性审核材料；

3）过程性审核材料；

4）当事人提供的登记申请材料；

5）图纸；

6）其他；

7）备考表。

2  卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。

3  卷内目录编制应符合下列规定:

1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；

2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；

3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；

4）备注应填写需注明的内容。

4  备考表的编制应符合下列规定：

1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；

3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

5  卷皮与档案盒或档案袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。

5.3.5  纸质档案可采用按归档流水号制定编号规则。

5.3.6  纸质档案装订应符合下列规定:

1  材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；

2  破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

3  幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并应预留出装订边际；

4  卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

5  卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm；

6  应在材料左侧采用线绳装订；

7  材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整； 

8  卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

5.3.7  纸质档案整理装订完毕，宜消毒除尘后入库、上架。

5.3.8  房地产登记档案保管应符合下列规定：

1  档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%；

2  档案库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；

3  档案库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射；

4  档案密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿；

5  应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫；

6  应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。

5.3.9  下列纸质档案可列入销毁范围：

1  抵押权登记已注销满5年；

2  查封登记已解除满5年；

3  地役权登记已注销满2年；

4  预告登记已注销满2年；

5  异议登记已注销满2年。

5.3.10  销毁保管期届满的纸质档案应按下列程序进行：

1  应由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人员组成鉴定小组；

2  鉴定小组应对保管期届满的档案逐件进行审查，提出存毁意见。经鉴定有保存价值的档案，应重新整理编号，划定新的保管期限，妥善保管；不再保存的档案，应逐件编造清册，报本级房地产行政主管部门审批后销毁；

3  鉴定小组应指定2名以上鉴定小组人员监督销毁。监督销毁人员应根据销毁清册，对将要销毁的档案材料进行核对，确认无误后，方可进行销毁。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名，并应注明焚毁或打浆的销毁方式和日期。

5.4  电子档案管理

5.4.1  电子档案的范围应包括电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果。

5.4.2  电子档案应以1次登记为1件，按件建立电子档案目录。

5.4.3  电子登记簿应按房屋登记基本单元建立并应与电子档案目录形成关联。

5.4.4  房地产登记纸质档案宜进行数字化处理。

5.4.5  数字化处理基本流程应包括案卷整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。

5.4.6  数字化处理过程中应建立纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并应及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时形成完整、规范的记录。

5.4.7  数字化扫描处理应符合下列规定：

1  扫描应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面档案可采用大幅面扫描仪，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；

2  对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档 案，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描；

3  当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对档案进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率；

4  对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深 化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决；对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式储存，应确保照片清晰 度。

5.4.8 数字化图像处理应符合下列规定：

1  对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原；

2  对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则；

3  对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；

4  彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。

5.4.9  数字化图像存储应符合下列规定：

1  采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用TIF格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式；

2  图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子档案目录形成对应。

5.4.10  档案数字化转换过程中形成的电子档案目录与数字化图像，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总，并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，数字图像的排列顺序与纸质档案相符。

5.4.11  电子档案数据验收应符合下列规定：

1  对录入的目录数据和登记簿数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3‱；

2  对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制；

3  对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3‱。

5.4.12  电子档案备份和异地保存应符合下列规定：

1  电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果均应进行备份；

2  可选择在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾备份的备份方式；

3  应至少每天1次做好增量数据和材料备份；

4  应至少每周1次定时做好完全备份，并应根据自身条件，应至少每年1次离线存放。存放地点应符合防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物的要求，还应采用专用的防磁柜存放；

5  应建立异地容灾体系，应对可能的灾害事故。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20km，在地震灾害频发地区，间隔距离不宜小于800km；

6  备份数据应定期进行检验。备份数据检验的主要内容宜包括备份数据正常打开、数据信息完整、材料数量准确等；

7　数据与灾备机房的设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。