4 登记程序

4.1 一般规定

4.1.1  考虑公告不是房地产登记的必经程序，是否公告，主要由登记机构根据具体情况做出。因此，将申请、受理、审核、登簿、发证列为房地产登记一般程序。

4.1.2  审核是工作人员对受理移交的申请材料的一致性、合法性进行审核，是保证登记质量的关键环节。登簿是工作人员将有关登记事项记载于登记簿，确保物权生效和信 息准确的重要环节。质量管理是对受理、审核、登簿等各个登记环节的合法性、准确性进行全面监督，及时发现差错，提高登记质量。鉴于上述岗位的特点，这些岗 位的工作人员应为登记官。同时，房地产登记受理、审核和质量管理岗位之间，需相互制约，因此，规定受理、审核和质量管理岗位不应由同一个人承担。

4.1.3  房屋登记面广量大，个性化问题和历史遗留等疑难业务频频出现，这些复杂问题的形成具有多种原因，要解决这些疑难问题，仅依靠单个登记官的知识、经验难以 做出准确判断。房地产登记机构有必要建立房地产登记审核委员会研究解决登记疑难业务。房地产登记审核委员会组成人员除登记官外，还应聘请法官、房地产行政 主管部门管理人员、专业律师参加。

4.1.6  为有效防范虚假申请风险，房地产登记机构有必要引进现代化的防伪、加密设施设备。在总结地方比较成熟做法的基础上，提出了房地产登记机构宜配备一些技术成熟的防伪、加密设备，如身份证识别器等，防止当事人提供虚假身份证骗取房屋权利。

4.2  申请

4.2.2  单方申请是依申请登记的一种特殊方式。本条在《房屋登记办法》的基础上，结合登记实务，进行了具体细化。

4.2.3  共有包括共同共有、按份共有。房地产登记机构对于按份共有的房地产登记时，应注明共有人各自的份额，以便明确各所有权人的权利份额，为今后处分共有房地产做好基础工作。因此，按份共有人应提交各自房地产份额的约定书。

4.3  受理

4.3.1  受理是登记的第一个环节，在该程序中，应重点查验申请主体是否符合要求、申请材料是否齐全并符合要求，并根据具体情况对申请人（代理人）进行询问。

4.3.2  为方便群众、加强管理、提高效率，本条提出了合并办理的七项情形。合并办理是房地产登记机构依据申请人（代理人）的申请，将多个虽相对独立但彼此相互关联的登记事项一并受理，并按登记事项顺序连续办理登记的行为。

4.3.4  查验申请材料要做到：真实性即房地产权属证书或登记证明真实有效；完整性即收取的申请材料齐全完整；关联性即申请材料内容应与申请登记的事项相互对应，申 请材料之间的内容应相互对应；询问结果与申请材料应相互对应；有效性即权利来源证明材料、其他有关证明材料应为依法有管理职权的部门出具。证明材料应在规 定的有效使用期限内。

4.3.7不予受理，告知申请人（代理人）补正内容，或不予受理的理由，可以口头告知，也可以书面告知，但申请人（代理人）要求书面告知的，房地产登记机构应书面告知。

4.4  审核

4.4.9  本条所列第1、3种情形是适应集体土地房屋登记的做法，因为集体土地房屋流转有一定范围的限制，张贴公告能够在特定的范围内有效征询是否存在异议。第2种情形是因权利人不配合等原因无法收回权属证书或证明而公示原证书或证明作废的方式。

4.4.11  需通过公告方式来征询是否存在异议时，房地产登记机构应发布公告并应明确公告期限。

4.5  登簿

4.5.2  电子介质形式、纸介质形式登记簿形式具有同等的法律效力。电子登记簿应按照本规程第5.4.12条要求进行备份。

4.5.6  撤回登记申请的前提是，申请登记事项尚未记载于登记簿；其申请人（代理人）必须是原申请启动登记的人，如原启动登记是共同申请的，应共同申请撤回登记。

4.5.7  本条为强制条款。按照《物权法》规定，不动产物权的设立、变更、转让和消灭，依照法律规定应当登记的，自记载于不动产登记簿时发生效力。记载于登记簿的时点即为物权变动、变更的时点。确定记载于登记簿的时点在物权登记工作中十分重要。

4.5.8  本条为强制条款。登记簿是确定物权归属和内容的根据，对社会有公信力，对房地产登记机构有约束力。登簿后发现记载有误的，无论权属证书、登记证明是否发出，包括登记官在内的任何人都不得擅自更改。发现错误，应按照更正登记的程序更正。

4.6  发证

4.6.3  为避免出现领证纠纷，对领证时无法提供受理凭证的，要求权利人持本人身份证领取证书，不得委托他人代理。

4.6.4  由于全体业主共有的房屋不能单独转让，这类房屋在登记簿记载后，不发证也不会对权利人造成影响。我国台湾地区对该类房屋也做了同样的规定。

异议登记自受理之日起，就记载于登记簿，受理与记载于登记簿同步，房地产登记机构出具的受理凭证就可证明异议登记已生效，不必再颁发登记证明。

5 登记归档

5.1  一般规定

5.1.1  房地产登记档案是房地产登记机构在房地产登记过程中形成的有保存价值的历史记录，是房地产登记工作中的真实记载和重要依据。归档是登记材料转化为档案的关 键环节。因为房地产登记过程中形成的材料还是分散的、不系统的，只有经过归档环节，按归档范围将材料收集齐全，按立卷原则与方法进行系统整理才能转化为房 地产登记档案。完成登记材料的收集、整理和归档，是对房地产登记机构的一项基本要求。

合理确定档案的保管期限，既是建立登记档案的前提，也是加强登记档案管理的有效手段。登记档案保管期限除按照本规程第5.3.9条可列入销毁范围的登记档案进行定期保存外，其它的均应永久保存。

5.1.3  《物权法》第十六条规定，“不动产登记簿由登记机构管理”，《房屋登记办法》第二十八条规定，“房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理”。因此，房地产登记档案宜由房地产登记机构统一管理。

5.1.4  房地产登记档案是房地产登记的重要资料，房地产登记机构必须配备符合国家标准的库房，以保证登记档案的安全和正常使用。

5.1.5  房地产登记机构提供登记资料查询服务，是法定的义务。档案检索一般采取手工检索与计算机检索两种方式，检索工具是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查 全率。本条中所列的档案检索工具，是指各地房地产登记机构所建立的计算机辅助检索工具，其功能要能满足各种实际情况的多条件查询模式。同时，由于登记档案 涉及个人隐私等方面，因此特别要求检索工具必须具备严格的身份验证功能，防止信息滥查和泄露。

5.2  存档范围

5.2.1  房地产登记档案内容的记录形式可以是文字、图表、声像等；信息记载的载体有纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

5.3  纸质档案管理

5.3.2  房地产登记材料归档是否及时，是否齐全完整，整理是否规范，书写材料是否适于长久保存，直接关系到房地产登记档案的质量，关系到档案作用的发挥。登记工作 完成后，登记人员应将列入归档范围的材料收集齐全，编制移交清册一式二份，经登记负责人审查后及时送档案部门；档案部门应对归档材料检查验收，不符合要求 的，不得接收。

5.3.3  纸质档案宜按照“一件一卷”立卷，每办理一件登记所形成的材料立一个卷。

5.3.5  房地产档案的编号是指以字符形式赋予房地产档案，用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。各地编号规则不同，主要有分丘编号法、流水编号法、业务分类编号 法等，都能满足档案利用的需要。按照档案归档的流水号进行统一编号方法主要优点在于方便工作和能充分利用库房。

5.3.6  纸质档案装订后，要便于保管和展开翻阅。

5.3.9  随着房地产市场的飞速发展，房地产登记档案日益增长，档案库房日趋紧张，因此各地关于登记档案的销毁呼声较大，哪些登记档案可以销毁是一个比较棘手的问 题，以前也没有统一的标准。通过调研，借鉴一些金融机构对个人住房贷款档案的保管期限的规定及民法通则对诉讼时效的规定，现将抵押权登记已注销、查封登记 已解除满五年的，地役权登记、所有权预告登记、抵押权预告登记、异议登记已注销满二年的登记档案列入可销毁范围。

5.3.10  登记档案保管期满后，就进入了鉴定销毁阶段。鉴定销毁关系到登记档案的生死存亡，是一项十分严肃、谨慎、重要的工作，必须履行严格的审批程序。一般应由档 案管理部门提出存毁意见，再由鉴定小组提出鉴定意见，报本级房地产行政主管部门审批后按规定指定专人监督销毁。

5.4  电子档案管理

5.4.1  传统的电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。而登记电子档案，其内容应该包括了档案目录数据 文件、登记信息数据文件以及纸质档案的数字化加工处理成果，其中登记信息的数据文件，就是以登记簿为核心的各类登记信息及其关联信息的集合体。

5.4.2  电子档案目录的建立，与其对应的纸质档案有一定区别，按规定可采取合卷的纸质档案，其对应的电子档案目录，仍应按实际发生的登记“次”数，分别建立电子档案目录。

5.4.3  电子登记簿应与电子档案目录形成对应关联关系，达到方便查询利用的目的。

5.4.8  数字化图像要进行去污处理，如处理黑点、黑线、黑框、黑边等，去除多余的白边，处理后应达到视觉上基本不感觉偏斜、符合阅读习惯、在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

5.4.12  定时完全备份建议采取近线备份模式，即指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢 复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。离线存放的备份介质有磁带（LT04）、光盘及移动硬盘，一般推荐使用一次性写入光盘和移动硬 盘。

异 地容灾体系就是为了防范由于自然灾害、社会动乱和人为破坏等灾害造成的企事业单位信息系统数据损失的一项系统工程，而常见的灾害包括地震、洪水、火灾以及 大范围的电力故障、计算机病毒等，因此建立异地容灾体系应注意，灾备数据的存放地点除了与源数据间隔必要的安全距离外，还应注意不处于同一地震带、同一水 域、同一供电电网等。

6 登记资料利用

 6.1  一般要求

6.1.3  由于房地产登记状况可能随时发生变化，借鉴市场经济发达国家、我国台湾地区的做法，确定查询时间标注到秒。但考虑到一些城市登记信息可能尚未完全实现计算 机电子化管理，查询时间标注到“秒”存在一定的难度，因此，查询时间未做强制要求，采取“宜”的表述方式，增强了条款的可适用性。

6.1.4  本条从保护所有权人隐私权的角度，规定了登记资料不能仅以权利人姓名或名称为条件进行查询。

6.2  登记资料对外利用

6.2.1  登记资料查询既要满足需要又要保护权利人的隐私。依据《物权法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》等法规，对各类主体的查询范围做了具体规定。

6.2.4  凡涉及国家安全、军事等保密的房地产登记档案，不得擅自提供查询；如确须查询的，经国家安全、军事等机关书面同意后，方可提供查询。

6.2.7  申请人（代理人）要求房地产登记机构出具无查询结果证明的，房地产登记机构应当出具。申请人（代理人）不要求出具的，房地产登记机构也可以口头告知。

6.3　登记资料对内利用

6.3.2  房地产登记部门内部查阅房地产登记资料的，须经批准，登记资料管理人员不得擅自提供查阅。

6.3.3  房地产登记资料调阅是指登记资料交给相关人员或将登记资料带离档案库房。登记资料调阅应严格控制。经批准调阅的，登记资料管理人员有义务负责督促归还，归还时要检查登记档案是否完好、完整。

附录B  登记申请材料要求

B.0.1 本条考虑实践中各类申请材料的多元性，以满足档案保存为基本原则，明确了申请材料的材质要求。

B.0.3 目 前涉及申请房地产登记的文字要求仅见于《房屋登记办法》。《房屋登记办法》实施后，较好地解决了境外申请人语言文字种类繁多，房地产登记机构记载不统一等 问题。但随着登记工作的进行，各地又出现了一些新问题。主要有“中文”和“汉语语言文字”的区分；少数民族文字的使用；外文文本的汉字文本是否必须经过公 证。本条明确了汉字文本的概念，依据《中华人民共和国国家通用语言文字法》、《中华人民共和国居民身份证法》，解决了少数民族文字文本材料和外文文本材料 的采信方式。